الفعاليات الافتراضية، لا تنحصر بزمان أو مكان، كلفتها أقل لتناسب كل فئات المجتمع. يمكنك اختيار التوقيت الأفضل لإقامتها لضمان وجود أكبر عدد ممكن من الحاضرين الافتراضيين عبر الانترنت. ازدهر سوقها بعد الجائحة وما زالت الشركات مستمرة بتنظيمها لاستئناف أعمالها.
أطلقت الشركات مبادراتها الايجابية حول العمل عن بُعد والفعاليات الافتراضية مع تردد تداعيات الجائحة واستعداداً للتعامل مع مرحلة جديدة انتقالية. بحسب الدراسات واكبت شركات القطاعين العام والخاص الوباء مع اتخاذ اجراءات التوظيف والعمل عن بُعد وتنظيم الاجتماعات والأحداث والفعاليات عبر الانترنت. مكّنت الرقمنة من توسيع قاعدة البيانات والاتجاه نحو الحلول الذكية الأكثر افادة لتبني سياسات العمل عن بُعد والاجتماعات الافتراضية. لكن السؤال الأبرز حالياً، هل ستبقى مواقع التواصل والاجتماعات الافتراضية هي الوسيلة الأحب الى قلب رجال الأعمال والمستثمرين للاجتماع بالأشخاص أم أنها ستعود الطرق التقليدية إلى الواجهة مع تفضيل التواصل المباشر على التواصل الافتراضي؟
متطلبات أساسية لنجاح الفعاليات الافتراضية
هي سهلة بمجرّد التفكير بها، إلا أن تطبيقها يتطلّب الكثير من الدقة والتنظيم والتواصل لانجاح كل عناصر الفعاليات الافتراضية وضمان إرسال البث المباشر الهجين للجميع من كافة أنحاء العالم. اعتُبرت الفعاليات الافتراضية من الحلول الأكثر اعتماداً خلال السنوات الأخيرة، فمعها طوّرت الشركات تقنياتها الذكية وبرامجها الداخلية. كمرحلة أولى، يجب التأكد من اتصال كل الأجهزة بين منظّم الفعالية والمشاهدين خلف الشاشة لتسجيل كل المقاطع ومتابعة الحلقات بشكل آني دون انقطاع.
كما عمدت بعض الشركات إلى إنشاء محتوى خاص بها تفاعلي لجذب المشاهدين ومشاركة كل المعلومات معهم قدر الامكان. إلى جانب ذلك، يسعى فريق العمل إلى تفعيل كل القنوات أونلاين على المنصات ومواقع التواصل الاجتماعي لضمان نجاح الفعالية ومشاركة المشاهدين والقيّمين على الفعالية من خلال التعليقات والصور.
بعيداً عن الخطوات التقنية المطلوبة، تحرص الشركات المنظّمة للفعاليات أونلاين على دعوة المتحدثين والشخصيات المؤثرة بالرأي العام الذين بإمكانهم جذب المشاهدين إليهم لمتابعة الفعالية لآخر حلقة. فضلاً عن ذلك، يجب تنظيم الوقت، والتأكد من شبكات الانترنت وسرعتها واستخدام التقنيات التكنولوجية التي تُقرّب المشاهد من مكان الحدث حتى لو كان افتراضياً.
علاوة على ذلك، يجب اختيار المنصة الأنسب للتواصل مع المشاهدين إن كان عبر تطبيق زووم أو البث المباشر على فيسبوك أو انستغرام أو "مايكروسوفت تيمز". يختلف اختيار المنصة حسب المحتوى الذي تهدف الشركة الى مشاركته فهي بحاجة لاعلانات دائمة ليطلع الجمهور على ما قبل وما بعد الفعالية. وتلتفت بعض الشركات إلى المنصات الأقل كلفة لحجز وقت الفعالية عبرها والعمل على نقل الفكرة الأساسية بسرعة لتحقيق أعلى عائد من الأرباح والايرادات.
ماذا عن الفعاليات الحضورية؟
ضمن التعاونات التنظيمية التي تقوم بها الشركات لانشاء الفعاليات، تعود بعض المنظمات والمؤسسات إلى الفعاليات الحضورية بعد غياب. في هذا الاطار، يشير منظمو الفعاليات إلى ضرورة العودة للتواجد الشخصي والبقاء على الفعاليات الافتراضية كخيار لا أكثر. لذلك، تحرص الشركات على الحصول على التراخيص المطلوبة واحترام التدابير الاحترازية لتنظيم الفعالية وتقديم أفضل تجربة للزوار.
ومن المميزات التي تتمتع بها الفعاليات الحضورية، خلق شبكة اتصال واسعة مع مختلف الشخصيات الحاضرة لمشاركة الآراء والتعليقات مباشرةً. على عكس الفعاليات الافتراضية، يراعي المنظمون فكرة تأمين مساحة لعرض الابتكارات التقنية والتخطيط لتنفيذ استراتيجية فعّالة تشمل كل التفاصيل الخدماتية واللوجستية.
ولأن تقييم الفعاليات هو من أساس الاستمرارية للأحداث المقبلة، يعمل فريق العمل على تقييم الفعالية بكل مراحلها مع متابعة تفاعل الحاضرين مع المشاهدين الافتراضيين والعكس تماماً. تعتبر مرحلة التقييم أساسية لتحديد أهداف الفعاليات الحضورية المستقبلية والقدرة على دمج التكنولوجيا بالواقع بشكل أفضل.
بعد مرور أزمة كورونا والتعايش مع الفيروس، عاودت قمة تيليكوم ريفيو لقادة قطاع الاتصالات وتكنولوجيا المعلومات فعالياتها الحضورية مع تنسيق البث المباشر افتراضياً. بدوره عاد معرض جيتكس ليسمح بالحضور الشخصي بعد اختبار البث الافتراضي خلال فترة انتشار الوباء وتجنّب الحشود.
بدلاً من البيانات، ترتكز الشركات في الفعاليات الافتراضية على المقابلات المباشرة لاستطلاع الآراء وأخذ كل المعلومات المطلوبة لتحسين التجربة مع الفعاليات القادمة.
يتوقع منظمو الفعاليات أن تشهد الأحداث الحضورية ارتفاعاً خلال الأشهر القادمة مع توفر الأدوات المطلوبة والخدمات الرقمية لاقامتها. أما عن التطبيقات الذكية لبث الفعاليات فستبقى قائمة تبعاً لمتطلبات الواقع الجديد.
